Vortragsorganisator (V-ORG)

Jeder Vortrag wird von einem Vortragsoganisator (V-ORG) betreut. Der V-ORG ist eine von der einladenden Institution (Institut, Abteilung, Fachschaft, Firma bzw. Privatperson) bestimmte Person, die für den Gesamtablauf eines Einzelvortrags zuständig ist. Zu den Aufgaben des V-ORG zählen insbesondere:

1. Erstellung eines Vorschlag für einen Vortrag und Übermittlung an den K-ORG.

2. Sicherstellung und Durchführung der Finanzierung des Vortrags.

3. Aussprechen der Einladung an die/den Vortragende/n, nötigenfalls Vorbereitung einer formellen Einladung im Namen des Vorsitzenden des Fachbereichs Informatik.

4. Führung sämtlicher Korrespondenz mit der/dem Vortragenden.

5. Koordination der Terminvereinbarung für den Vortrag zwischen der/m Vortragenden und dem K-ORG.

6. Reservierung eines alternativen Vortragsortes, falls der Vortragstermin nicht zu einem reservierten Standardtermin stattfindet, oder falls der Zemanek-HS nicht geeignet ist. Dies ist dem K-ORG umgehend mitzuteilen.

7. Rechtzeitiges Ausfüllen der vom K-ORG zur Verfügung gestellten Formulare.

8. Rechtzeitige Übermittlung von Informationen zur Vortragsankündigung an den K-ORG: Vortragender, Titel des Vortrags, Abstract, kurze Biographie des Vortragenden, gemäß den Rahmenbedingungen für eine elektronische Ankündigung (Abschnitt 5.2).

9. Rechtzeitige Erstellung und Übermittlung einer Vortragsankündigung auf Papier and den K-ORG, gemäß den Rahmenbedingungen für die schriftliche Ankündigung (Abschnitt 5.2).

10. Falls gewünscht, Werbung für den Vortrag mittels email und newsgroups, zusätzlich zu den Ankündigungen des K-ORG.

11. Besorgung der für den Vortrag nötigen technischen Ausrüstung (Projektor, Video-Beamer etc) und Sicherstellung der ordentlichen Funktion.

12. Begleitung des Vortragenden in den Vortragsraum, sowie Betreuung vor und nach dem Vortrag.

13. Sicherstellung des Zugangs zum Vortragsort (Aufschließen des Vortragraums).

14. Eventuell Vervielfältigung von Unterlagen (Folienkopien, Artikel, ...).

15. Eventuell Organisation eines Essens mit Kollegen oder eines Buffets vor oder nach dem Vortrag.

16. Rechtzeitige Absagung des Vortrags, falls dieser nicht zustande kommt. Der K-ORG ist umgehend zu verständigen. In diesem Fall ist auch ein diesbezüglicher Hinweis am Vortragsort anzubringen.