Die Vorträge eines Semesters sollen en bloc im voraus festgelegt werden. Ein Vorschlag für einen Vortrag muß mindestens drei Monate vor Semesterbeginn eingereicht werden. Die Einreichung erfolgt elektronisch über ein ausgefülltes Vorschlagsformular (Abschnitt 7), das per email an mailto:infkoll@cs.tuwien.ac.at geschickt wird.
Wird ein Vorschlag genehmigt, muß die Vortragsankündigung mindestens ein Monat vor Semesterbeginn eingereicht werden. In Ausnahmefällen und nach Absprache mit dem K-ORG können Titel und Abstract des Vortrags zu diesem Zeitpunkt noch offen bleiben und später nach Vereinbarung mit dem K-ORG nachgereicht werden.